PESISIR SELATAN – Pengelolaan arsip pemerintahan di Kabupaten Pesisir Selatan (Pessel) mulai didorong semakin jauh dari pola konvensional menuju sistem digital. Upaya tersebut dilakukan untuk memastikan setiap dokumen pemerintahan tidak hanya tersimpan dengan baik, tetapi juga mudah ditemukan, ditelusuri, dan dimanfaatkan ketika dibutuhkan.
Komitmen itu diwujudkan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Pusip) Kabupaten Pesisir Selatan melalui Bimbingan Teknis (Bimtek) Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) di Kecamatan Silaut, Rabu (11/11/2026).
Kegiatan yang dilaksanakan tim Bidang Kearsipan Dinas Pusip Pessel tersebut menyasar penguatan pemahaman aparatur mengenai tata kelola arsip sekaligus keterampilan melakukan penginputan data kearsipan melalui aplikasi SIKN.
Langkah ini dinilai penting karena arsip pemerintahan bukan sekadar kumpulan dokumen yang disimpan di dalam lemari. Di balik setiap arsip terdapat rekam jejak kebijakan, pelayanan, program pembangunan hingga perjalanan administrasi pemerintahan yang sewaktu-waktu dibutuhkan sebagai sumber informasi dan bahan pertanggungjawaban.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Pesisir Selatan, Adril Yesmen, S.Pd., M.Pd., mengatakan transformasi digital dalam pengelolaan arsip merupakan kebutuhan yang tidak bisa lagi ditunda.
“Pengelolaan arsip sekarang tidak cukup hanya menyimpan dokumen secara konvensional. Kita harus mulai membangun sistem yang mampu mengelola arsip secara lebih tertib, terintegrasi dan mudah ditelusuri ketika sewaktu-waktu dibutuhkan,” ujar Adril.
Menurutnya, penerapan SIKN menjadi salah satu instrumen penting dalam membangun tata kelola kearsipan yang lebih modern. Melalui sistem tersebut, data dan informasi kearsipan dapat dikelola secara lebih sistematis sehingga pencarian dokumen tidak lagi bergantung sepenuhnya pada pencatatan dan penyimpanan secara manual.
“Arsip itu memiliki nilai yang sangat penting bagi pemerintahan. Ketika suatu dokumen dibutuhkan, kita harus bisa menemukannya dengan cepat dan memastikan informasi di dalamnya dapat dipertanggungjawabkan. Karena itu, pengelolaan arsip harus dilakukan secara tertib sejak awal,” katanya.
Adril menjelaskan, digitalisasi kearsipan juga berkaitan erat dengan peningkatan kualitas tata kelola pemerintahan. Arsip yang dikelola dengan baik akan memudahkan aparatur dalam mendapatkan informasi, mendukung proses administrasi serta menjadi bagian dari sistem akuntabilitas pemerintahan.
“Jangan sampai arsip baru dicari ketika dibutuhkan, tetapi kita kesulitan menemukannya. Melalui sistem digital, kita ingin membangun budaya kerja yang lebih tertib. Dokumen dikelola, dicatat dan diinput sesuai prosedur sehingga jejak informasinya jelas,” ucapnya.
Ia menambahkan, keberhasilan penerapan sistem kearsipan digital tidak hanya bergantung pada aplikasi. Faktor sumber daya manusia justru menjadi salah satu kunci utama.
“Teknologi hanya menjadi alat. Yang paling menentukan adalah orang yang mengelolanya. Karena itu, aparatur harus memahami bagaimana arsip dibuat, diklasifikasikan, diinput, disimpan dan dikelola sesuai ketentuan,” tutur Adril.
Atas dasar itu, Bimtek SIKN tidak hanya diarahkan untuk mengenalkan penggunaan aplikasi, tetapi juga membangun pemahaman aparatur mengenai pentingnya arsip dalam penyelenggaraan pemerintahan.
Menurut Adril, aparatur di tingkat kecamatan memiliki peran strategis karena banyak proses administrasi pemerintahan berlangsung di wilayah tersebut. Jika pengelolaan arsip di tingkat kecamatan sudah tertib, maka proses integrasi data kearsipan secara keseluruhan akan menjadi lebih kuat.
“Silaut merupakan salah satu wilayah yang perlu kita dorong agar penerapan sistem kearsipan digital semakin baik. Kita ingin pembinaan tidak hanya terpusat di kabupaten, tetapi menjangkau kecamatan sehingga pemahaman dan kemampuan aparatur bisa tumbuh secara merata,” katanya.
Ia berharap kegiatan tersebut tidak berhenti setelah Bimtek selesai. Aparatur yang telah mendapatkan pembekalan diharapkan langsung menerapkan pengetahuan yang diperoleh dalam pengelolaan arsip di lingkungan kerja masing-masing.
“Kita ingin setelah kegiatan ini ada perubahan dalam cara kerja. Bukan hanya memahami SIKN, tetapi benar-benar menggunakannya dan membiasakan pengelolaan arsip secara tertib. Kalau dilakukan secara konsisten, manfaatnya akan dirasakan dalam jangka panjang,” ujar Adril.
Lebih jauh, ia menyebut arsip sebagai bagian dari memori kolektif pemerintahan. Setiap dokumen yang tersimpan dengan baik pada dasarnya merekam perjalanan sebuah institusi, mulai dari kebijakan, program, pelayanan hingga berbagai keputusan yang pernah diambil.
“Arsip bukan sekadar kertas atau file yang disimpan. Arsip adalah memori organisasi dan pemerintahan. Kalau pengelolaannya baik, kita bisa melihat kembali apa yang pernah dilakukan, mengapa sebuah kebijakan diambil, dan bagaimana perjalanan pemerintahan dari waktu ke waktu,” ucapnya.
Karena itu, Dinas Pusip Pessel terus mendorong agar aparatur memiliki kesadaran bahwa pengelolaan arsip merupakan bagian dari tugas pemerintahan yang tidak boleh dipandang sebelah mata.
Adril juga menekankan bahwa pengelolaan arsip yang tertib akan memberikan dampak terhadap pelayanan publik. Ketika informasi dan dokumen dapat ditemukan dengan cepat serta memiliki kejelasan sumber dan riwayat pengelolaannya, aparatur akan lebih mudah memberikan pelayanan dan memenuhi kebutuhan informasi sesuai kewenangan.
“Kita ingin arsip menjadi sesuatu yang memberikan manfaat. Ketika masyarakat atau pemerintah membutuhkan informasi tertentu, data dan dokumennya tersedia, jelas dan dapat ditelusuri. Inilah salah satu tujuan dari transformasi kearsipan yang sedang kita dorong,” pungkasnya.
Dinas Pusip Pessel, kata dia, akan terus melakukan pembinaan dan penguatan kapasitas aparatur agar penerapan sistem kearsipan berbasis digital dapat berjalan secara bertahap dan berkelanjutan.
Bagi Pemerintah Kabupaten Pesisir Selatan, transformasi tersebut bukan semata-mata mengikuti perkembangan teknologi. Lebih dari itu, digitalisasi arsip menjadi bagian dari upaya membangun pemerintahan yang lebih tertib, efektif, transparan dan akuntabel.
Dari Silaut, upaya tersebut kembali ditegaskan bahwa arsip yang selama ini identik dengan tumpukan dokumen perlahan diarahkan menjadi sumber informasi digital yang tertata, mudah ditelusuri dan mampu menjaga jejak perjalanan pemerintahan untuk hari ini maupun generasi yang akan datang.
